Утверждено

приказом Саяногорского городского суда

от 01.11.2024 № 54-о/д

Приложение № 2

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВЕ

САЯНОГОРСКОГО ГОРОДСКОГО СУДА РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Архив Саяногорского городского суда Республики Хакасия (далее – Архив) создан в целях своевременного приема архивных документов, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с настоящим Положением.

Настоящее Положение разработано в соответствии с Федеральным конституционным законом от 31.12.1996 № 1-ФКЗ «О судебной системе Российской Федерации», Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Приказа Росархива от 11.04.2018 № 42 «Об утверждении примерного положения об архиве организации», Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 31.07.2023 № 77, Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29.04.2003 № 36, Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19.03.2019 № 56.

2. Архив входит в состав отдела обеспечения судопроизводства суда.

3. Работник, ответственный за ведение Архива назначается приказом председателя суда и подчиняется непосредственно председателю суда либо лицу, его замещающего, начальнику отдела и действует на основании настоящего Положения, условий служебного контракта и должностных инструкций.

В своей деятельности работник, ответственный за ведение Архива руководствуется действующим законодательством Российской Федерации, нормативными правовыми актами и методическими материалами по организации архивного дела и делопроизводству, организационно-распорядительными документами суда и настоящим Положением.

В своей деятельности взаимодействует с судьями, администратором суда, работниками аппарата суда, а также, в пределах своей компетенции, со сторонними организациями.

За ненадлежащее исполнение должностных обязанностей и нарушение трудовой дисциплины несёт ответственность в порядке, предусмотренном действующим законодательством Российской Федерации.

4. Архив осуществляет свою деятельность непосредственно и во взаимодействии с работниками отдела обеспечения судебного делопроизводства, судей и работников аппарата суда, а также, в пределах своей компетенции со сторонними организациями.

5. Архив должен быть обеспечен необходимым помещением и оборудованием.

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ АРХИВА

1. Комплектование Архива документами, образовавшимися в деятельности суда.

2. Подготовка и своевременная передача документов на постоянное хранение в архивный отдел Администрации МО города Саяногорска (при наличии договора).

3. Осуществление методического руководства и контроля за формированием и оформлением дел и своевременная передачей их в Архив.

4. Организация хранения:

- документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документов по личному составу, образовавшихся в деятельности суда;

- документов постоянного хранения и документов по личному составу суда;

- справочно-поисковых средств к документам и учетных документов Архива.

5. Учет документов, находящихся на хранении в Архиве.

6. Использование документов, находящихся на хранении в Архиве.

7. Обеспечение сохранности документов, создание научно-справочного аппарата.

8. Подготовка и представления руководству суда информационно-аналитических материалов о состоянии и перспективах развития Архива в суде.

9. Повышение уровня грамотности работника, ответственного за ведение Архива, в сфере делопроизводства и архивного дела.

10. Архив осуществляет прием электронных документов (далее - ЭД), обеспечивает их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фонда суда - источника комплектования Архива.

3. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ АРХИВА

1. Планирование, организация и контроль деятельности суда в сфере архивного дела.

2. Организация приема документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности суда, в соответствии с утвержденным графиком.

3. Ведение учета документов, находящихся на хранении в Архиве.

4. Систематизация и размещение документов, поступающих на хранение в Архив, образовавшихся в ходе осуществления деятельности суда.

5. Осуществление подготовки и представление:

- на рассмотрение и согласование экспертной комиссии суда проектов описей дел, документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, проектов актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, актов о неисправимых повреждениях архивных документов, актов о не обнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны; проектов перечней проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение;

- на утверждение председателю суда документов, указанных в пп. 2.5.1 настоящего Положения, после их утверждения экспертно-проверочной комиссии суда;

- организация и проведение экспертизы ценности документов с целью выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

6. Проведение мероприятий по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве.

7. Обеспечение использования документов, хранящихся в Архиве (информирование председателя суда либо лица, его замещающего, судей, администратора суда, начальника отдела и работников аппарата суда о составе и содержании документов Архива, выдача в установленном порядке документов и дел для работы или во временное пользование; исполнение запросов, поступивших от граждан, органов и т.д., выдача архивных копий документов, архивных выписок и архивных справок; ведение учета использования документов, хранящихся в Архиве).

8. Осуществление ведения справочно-поисковых средств к документам Архива.

9. Участие в разработке документов суда по вопросам архивного дела и делопроизводства.

10. Оказание методической помощи:

- в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

- администратору суда, работникам аппарата суда в подготовке документов к передаче в Архив.

11. Информирование работников аппарата суда о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в Архив.

12. Контроль за своевременным поступлением в Архив законченных делопроизводством дел/документов.

13. Контроль за физическим состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях Архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

14. Участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

15. Осуществление в пределах своей компетенции иных функций в соответствии с целями и задачами деятельности суда.

16. Передача дел в Архив осуществляется по графику, утвержденному председателем суда либо лицом, его замещающим.

4. ПРАВА И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ АРХИВА

1. Архив в процессе своей деятельности имеет право:

- получать поступающие в суд документы и иные информационные материалы по своему профилю деятельности для ознакомления, систематизированного учета и использования в работе;

- запрашивать и получать информацию, необходимую для выполнения возложенных на них задач и функций;

- осуществлять в пределах своей компетенции проверку и координацию деятельности суда по вопросам делопроизводства и архивного дела, о результатах проверок докладывать председателю суда либо лицу, его замещающего, начальнику отдела;

- вносить предложения по совершенствованию организации хранения, учета, комплектования, использования архивных документов в Архиве;

- участвовать в совещаниях при рассмотрении вопросов, отнесенных к компетенции Архива;

- принимать участие в заседаниях ЭПК архивного учреждения

- контролировать правила работы с документами суда - источниках комплектования Архива;

- информировать администратора суда, работников аппарата суда о необходимости передачи документов в Архив в соответствии с утвержденным графиком;

- прием каждого дела производится в присутствии соответствующего работника аппарата суда;

- в период подготовки дел к передаче в Архив работником, ответственным за ведение Архива, предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел суда.

2. Дела передаются в Архив администратором суда, работниками аппарата суда. Вместе с делами в Архив передаются регистрационные картотеки на документы.

3. Работник, ответственный за ведение Архива несет персональную ответственность за:

- выполнение возложенных на архив функций и задач;

- организацию работы архива, своевременное и квалифицированное выполнение приказов, распоряжений, поручений председателя суда, либо лица его замещающего, действующих нормативно-правовых актов по своему профилю деятельности;

- рациональное и эффективное использование материальных, финансовых и иных ресурсов;

- за выполнение своих функциональных обязанностей;

- соблюдение правил внутреннего распорядка, санитарно-противоэпидемического режима, противопожарной безопасности и техники безопасности;

- ведение документации, предусмотренной действующими нормативно-правовыми документами;

- предоставление в установленном порядке достоверной статистической и иной информации о деятельности архива;

- готовность архива к работе в условиях чрезвычайных ситуаций;

- несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;

- утрату и несанкционированное уничтожение документов;

- необоснованный отказ в приеме на хранение документов;

- нарушение правил использования документов и доступа к документам.

4. За ненадлежащее исполнение должностных обязанностей и нарушение трудовой дисциплины служащий аппарата суда, ответственный за ведение Архива несет ответственность в порядке, предусмотренном действующим законодательством Российской Федерации.

5. УСЛОВИЯ ХРАНЕНИЕ СУДЕБНЫХ ДЕЛ/НАРЯДОВ, СВЯЗАННЫХ С ИНОЙ ОХРАНЯЕМОЙ ЗАКОНОМ ТАЙНОЙ

1. Дела/наряды, связанные с иной охраняемой законом тайной (в том числе дела об усыновлении (удочерении) должны:

- храниться в металлическом шкафу, в условиях, исключающих доступ посторонних лиц, в хронологическом порядке, во избежание их утери и злоупотребления сведениями, находящимися в материалах дел;

- после вскрытия металлического шкафа, изъятия дела и его возврата металлический шкаф должен быть опечатан;

- копии документов дел могут быть выданы только на основании заявления, на основании резолюции председателя суда либо лица, его замещающего.

2. Лицо, ответственное за ведение Архива, при работе с вышеуказанной категорией дел/нарядов, обязано:

- строго хранить в тайне секретные сведения, ставшие известными по служебной деятельности; пресекать действия лиц, которые могут привести к их разглашению;

- возвращать изъятое для работы дело в тот же день.

3. При смене ответственного лица за ведение Архива, в том числе на период его временного отсутствия (отпуск, командировка, временная нетрудоспособность и иные причины отсутствия) осуществлять передачу вышеуказанной категории дел/нарядов по акту приема-передачи.

6. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С ДРУГИМИ ОРГАНИЗАЦИЯМИ

1. Архив в своей деятельности взаимодействует с другими государственными гражданскими служащими суда, судьями, а также, в пределах своей компетенции, со сторонними организациями.