Утверждено

Приказом председателя

Саяногорского городского суда

от 19.11.2024 № 67.1-о/д

Приложение № 1

Положение

об отделе обеспечения судопроизводства

Саяногорского городского суда Республики Хакасия

1. Общие положения

1.1 Отдел обеспечения судопроизводства (далее - отдел) Саяногорского городского суда Республики Хакасия (далее - суд) является отделом, осуществляющим организационное и техническое обеспечение деятельности суда по делам, рассматриваемым судом в качестве суда первой и второй инстанции и другим полномочиям, предусмотренным федеральным конституционным законом от 31.12.1996 № 1-ФКЗ «О судебной системе Российской Федерации».

1.2. Отдел создается на основании штатного расписания суда, разработанного, согласованного и утвержденного в соответствии с требованиями Инструкции по организационно-штатной работе в федеральных судах общей юрисдикции, федеральных арбитражных судах и системе Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 02.04.2010 № 61.

1.3. Отдел подчиняется непосредственно председателю суда, либо лицу его замещающего.

1.4. Отдел возглавляет начальник отдела, назначенный на должность приказом председателя суда либо лицом, его замещающим. В периоды временного отсутствия (отпуск, командировка, в периоды временной нетрудоспособности и т.д.) начальника отдела его замещает гражданский служащий суда, назначенный председателем суда либо лицом, его замещающим.

1.5. Отдел в своей деятельности руководствуется:

- Конституцией Российской Федерации;

- Федеральным законом от 27.05.2003 № 58-ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации»;

- Федеральным законом от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;

- Федеральным законом от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве»;

- Гражданским кодексом Российской Федерации;

- Гражданским процессуальным кодексом Российской Федерации;

- Налоговым кодексом Российской Федерации;

- Уголовно-процессуальным кодексом Российской Федерации;

- Уголовным кодексом Российской Федерации;

- Кодексом административного судопроизводства Российской Федерации;

- Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях;

- Перечнем документов, образующихся в процессе деятельности федеральных судов общей юрисдикции, с указанием сроков их хранения и Порядком хранения некоторых видов документов, предусмотренных Перечнем документов, образующихся в процессе деятельности федеральных судов общей юрисдикции, с указанием сроков их хранения, утвержденного приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 21.12.2022 № 242;

- Инструкцией по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29.04.2003 № 36;

- Инструкцией о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 19.03.2019 № 56;

- Инструкцией по ведению судебной статистики, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 25.06.2021 № 124;

- приказами и распоряжениями Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации;

- приказами и распоряжениями, положениями, регламентами Управления Судебного департамента в Республике Хакасия;

- приказами и распоряжениями председателя суда;

- настоящим Положением;

- иными положениями, методическими рекомендациями;

- иными нормативными актами необходимыми для осуществления своей непосредственной деятельности.

1.6. Положение об отделе утверждается председателем суда либо лицом, его замещающим.

1.7. Обязанности, права и ответственность работников отдела определяются их должностными регламентами, утвержденными председателем суда либо лицом, его замещающим.

2. Структура отдела

2.1. Структура и штатная численность отдела утверждается председателем суда либо лицом, его замещающим, исходя из условий и особенностей работы.

2.2. В состав отдела входят начальник отдела, консультант, главный специалист, ведущие специалисты, секретари судебного заседания, секретари суда.

3. Задачи отдела

3.1. Установление и обеспечение единой системы организации и порядка ведения судебного делопроизводства в суде по уголовным, гражданским, административным делам, делам об административных правонарушениях, материалам уголовного, гражданского, административного судопроизводства, материалам, рассматриваемым в порядке законодательства об административных правонарушениях.

3.2. Установление и обеспечение оптимального порядка передачи и учета процессуальных и иных документов в суде.

3.3. Установление и обеспечение порядка текущего хранения судебных дел, документации.

3.4. Своевременное и качественное оформление судебных дел, формирование нарядов, документов общего делопроизводства, имеющих практическую ценность, обеспечение их сохранности.

3.5. Качественно организованная работа с документами, своевременный и квалифицированный отбор (комплектование) дел (нарядов) для постоянного хранения, четкий порядок передачи документов в архив, их надлежащее использование и хранение.

3.6. Установление и обеспечение правил подготовки и оформления документов к последующему хранению, порядка и учета, использования и хранения документов в архиве суда, отбора дел (нарядов) для постоянного хранения и выделения их к уничтожению.

3.7. Установление порядка приема, учёта и хранения вещественных доказательств.

3.8. Организация своевременного и качественного составления статистических отчётов по установленным формам статистической отчётности о деятельности суда и состоянии судимости.

3.9. Установление, обеспечение сбора и обработки, данных судебной статистики в автоматизированном режиме с использованием программного изделия «Судебная статистика» подсистемы «Судебное делопроизводство и статистика» Государственной автоматизированной системы Российской Федерации «Правосудие».

3.10. Организация и проведение профессиональной учёбы с работниками аппарата суда.

4. Функции отдела

4.1. Строгое соблюдение и выполнение Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29.04.2003 № 36, Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 19.03.2019 № 56, Инструкции по ведению судебной статистики, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 25.06.2021 № 124.

4.2. Отдел обеспечения судопроизводства предназначен для осуществления организационного и технического обеспечения судопроизводства по уголовным делам, гражданским, административным делам, делам об административных правонарушениях и иным материалам, в том числе по подготовке и проведению судебных заседаний.

Организация деятельности:

организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения деятельности суда на основе применения современных информационных технологий и программно-технических средств подготовки и обработки документов;

прием, обработка, вскрытие, проверка наличия и целостности вложений (приложений), регистрация, распределение, передача по назначению, а также учет и контроль движения поступающей (входящей) в установленном порядке, в том числе в электронном виде, корреспонденции, судебных дел, материалов, заявлений, жалоб и других документов процессуального, непроцессуального и внепроцессуального характера;

регистрация входящей и исходящей корреспонденции в специальных программных средствах Государственной автоматизированной системы Российской Федерации «Правосудие», обеспечивающих ведение автоматизированного судебного делопроизводства (далее - ПС ГАС «Правосудие»), электронных системах регистрации и базах данных документов;

учет, регистрация, передача по назначению и контроль за соблюдением сроков рассмотрения заявлений, предложений и жалоб на работу суда, запросов и поручений вышестоящих инстанций и других организаций, не подлежащих рассмотрению в порядке, установленном процессуальным законодательством Российской Федерации;

подготовка, учет, регистрация и отправка исходящей корреспонденции, проверка наличия вложений (приложений), правильности оформления, заполнения реквизитов сторон на конвертах, пакетах, уведомлениях и иных отправлениях, составление реестров на отправку писем (документов), передача корреспонденции и соответствующих реестров на отправку;

оформление копий судебных документов, выдача копий судебных документов и судебных дел в случаях и порядке, которые установлены процессуальным законодательством Российской Федерации и положениями инструкций по судебному делопроизводству, контроль за соблюдением порядка их выдачи;

обеспечение сохранности документации, в том числе конфиденциальности содержащихся в ней сведений;

учет и регистрация печатей и штампов суда;

организация приема граждан;

учет приказов и распоряжений по основной деятельности;

формирование и составление номенклатуры дел;

хранение бланков, документов, образующихся в процессе деятельности отдела обеспечения судопроизводства;

выполнение работ с использованием компьютерной и копировальной техники, необходимой для организации работы суда и обеспечения судебной деятельности (машинописные, брошюровальные работы, сканирование и преобразование документов на бумажных носителях в электронные файлы), а также контроль за их своевременным и качественным выполнением;

организация и ведение архивного делопроизводства, в том числе создание и контроль за соблюдением условий, обеспечивающих полную сохранность архивных документов, выдача подлинников или заверенных копий отдельных документов из судебных дел, переданных на хранение в архив суда, в порядке, установленном председателем суда либо лицом, его замещающим, оформление, ведение, хранение учетных документов архива, оказание методической помощи работникам аппарата суда по вопросам подготовки архивных документов к передаче на хранение, контроль за правильностью их оформления и своевременным поступлением; участие в проведении экспертизы ценности архивных документов и в работе экспертной комиссии суда; отбор архивных документов для постоянного, долговременного, временного хранения и уничтожения, подготовка соответствующих сводных описей и актов и так далее;

подготовка, обработка информации и ее размещение на официальном сайте в сети «Интернет» по вопросам, отнесенным к компетенции отдела судопроизводства, в соответствии с распределением председателем суда либо лицом, его замещающим, данных функций между ответственными должностными лицами;

методическое руководство, координация деятельности, оказание практической помощи и контроль по соблюдению установленного порядка ведения делопроизводства и документооборота в соответствии с требованиями инструкций по судебному делопроизводству, в том числе за соблюдением сроков исполнения соответствующих поручений руководства суда.

Организационное и техническое обеспечение судопроизводства по уголовным, гражданским, административным делам, делам об административных правонарушениях и материалам:

организация работы (прием, учет, хранение, обеспечение сохранности, контроль движения и иное) с поступившими в отдел уголовными, гражданскими, административными делами и иными материалами, заявлениями, жалобами, представлениями, другими документами;

прием, учет, организация хранения вещественных доказательств по уголовным, гражданским, административным делам, исполнение судебных постановлений в части разрешения вопросов о вещественных доказательствах;

организация и ведение делопроизводства по уголовным (в том числе с участием присяжных заседателей), гражданским, административным делам, делам об административных правонарушениях и материалам;

обеспечение сохранности всех поступивших в отдел документов, вещественных доказательств, уголовных, гражданских и административных дел, дел об административных правонарушениях и материалов;

информирование обратившихся лиц по вопросам, связанным с рассмотрением заявлений, жалоб, уголовных, гражданских и административных дел, дел об административных правонарушениях и материалов;

обеспечение подготовки к рассмотрению поступивших уголовных дел и иных материалов, заявлений, жалоб, представлений, в том числе составление и размещение списков назначенных к рассмотрению уголовных дел, извещение участников процесса и других лиц о времени и месте судебного разбирательства, вызов присяжных заседателей, проверка явки вызванных в судебное заседание лиц и наличия уведомлений об их извещении либо сведений о причинах их отсутствия, оформление отметок в повестках;

осуществление мероприятий по подготовке заявлений, жалоб, представлений, гражданских, административных дел, дел об административных правонарушениях и материалов к рассмотрению, в том числе направление участвующим в деле лицам копий заявлений, жалоб, представлений и приложенных к ним документов, составление и размещение списков назначенных к рассмотрению судебных дел;

извещение участников процесса о времени и месте судебного заседания, рассмотрения заявления, жалобы, представления, а также организация и контроль их направления соответствующим лицам, контроль за уплатой государственной пошлины и иных сборов;

обеспечение ведения и оформления протокола судебного заседания, аудиопротокола судебного заседания;

ознакомление участников уголовного, гражданского, административного судопроизводства в установленном порядке с протоколом судебного заседания, аудиозаписью судебного заседания, материалами уголовного, гражданского, административного дела, в том числе контроль за выдаваемыми для ознакомления уголовными, гражданскими, административными делами и иными документами;

оформление копий судебных документов и их выдача в случаях и порядке, которые установлены процессуальным законодательством Российской Федерации и положениями Инструкции по судебному делопроизводству;

оформление рассмотренных уголовных, гражданских и административных дел, дел об административных правонарушениях и материалов, организация их направления в суд вышестоящей инстанции;

организация и контроль обращения к исполнению приговоров, решений, определений, и постановлений суда, в том числе подготовка, регистрация и учет исполнительных листов, выписок и так далее;

оформление и передача в архив законченных производством уголовных, гражданских и административных дел, дел об административных правонарушениях и материалов, а также учетных журналов, картотек и иных документов;

ведение базы данных автоматизированного судебного делопроизводства в соответствии с регламентом его использования, утвержденным председателем суда либо лицом, его замещающим;

обеспечение полноты и достоверности учетных данных, используемых в суде автоматизированных информационных систем, формирование корректной регламентной статистической отчетности на их основе;

подготовка и передача для отправки корреспонденции отдела;

прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции отдела, в порядке, определенном председателем суда либо лицом, его замещающим;

постоянное совершенствование способов обеспечения судопроизводства, использование современных технологий при осуществлении отделом своей деятельности;

ведение приема граждан, их представителей, представителей организаций и учреждений, а также работа с их обращениями в соответствии с утвержденным председателем суда либо лицом, его замещающим, положением о приемной суда;

осуществление взаимодействия с иными государственными органами, организациями по вопросам, отнесенным к компетенции отдела.

Обеспечение организации и ведения работы по подбору и систематизации законодательства, обработке статистических данных, обобщению судебной практики, информационному обеспечению деятельности суда:

организация кодификационно-справочной работы в суде, в том числе по подбору, хранению, систематизации и учету нормативных правовых актов, судебной практики;

участие в проведении обобщения судебной практики;

информирование судей и работников аппарата суда об изменениях в законодательстве Российской Федерации и формировании судебной практики, оказание практической помощи в поиске и подборе необходимых нормативных правовых актов, справочной, научной и учебной литературы;

организация выдачи судьям и работникам аппарата суда необходимых нормативных правовых актов, юридической и справочной литературы;

обеспечение функционирования установленных в суде справочных правовых систем федерального законодательства и законодательства Республики Хакасия, обеспечение функционирования баз данных ведомственных нормативных актов судебной системы (программное изделие «Право» ГАС «Правосудие»);

организация лицами, ответственными за ведение баз данных автоматизированного судебного делопроизводства и судимости, выверки информации первичного статистического учета и сформированных статистических данных;

проведение работ по анализу судебной статистики и других статистических показателей по направлениям организации деятельности суда;

подготовка, обработка, деперсонификация информации, ее размещение на официальном сайте суда в сети «Интернет» по вопросам, отнесенным к компетенции отдела, в соответствии с распределением председателя суда данных функций между ответственными должностными лицами;

осуществление мероприятий по информационному обеспечению деятельности суда, автоматизированному сбору и систематизации данных и информации;

организация и поддержка работоспособности ведомственных каналов связи;

обеспечение функционирования, обслуживание и сопровождение электронной почты и сайта суда в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»;

организация технического обеспечения систем видео-конференц-связи, аудио-видеофиксации, технических средств изменения голоса скрытого свидетеля, разработка и внедрение программ в целях расширения сферы их применения и распространения;

организация текущего обслуживания установленного в суде оборудования и техники, в том числе в залах судебных заседаний и на рабочих местах;

организация обеспечения современными компьютерно-информационными технологиями управленческих и организационно-производственных процессов суда, отбор, учет и установка основного и комплектующего электронно-вычислительного оборудования, средств связи, наблюдения и программного обеспечения, автоматизация рабочих мест судей и работников аппарата суда;

информационная и программная поддержка применяемых в суде автоматизированных процессов, в том числе в области кадровой деятельности, судебного делопроизводства, электронного документооборота;

внедрение, сопровождение, развитие и совершенствование в суде форм и методов организации труда, разработанных на основе передовых информационных и телекоммуникационных технологий, с использованием компьютерной техники и программного обеспечения для хранения, преобразования, защиты, обработки, передачи и получения документов и информации;

развитие информационной инфраструктуры суда, в том числе внедрение информационных систем различного назначения для обеспечения необходимой информацией судей и работников аппарата суда при осуществлении ими своей деятельности;

оказание помощи судьям и работникам аппарата суда в освоении применяемого в суде специализированного программного обеспечения;

контроль за соблюдением правил эксплуатации используемого в суде оборудования, техники, систем, программного обеспечения, информационных ресурсов в соответствии с техническими регламентами и нормативными правовыми актами, обеспечение соблюдения пользователями режима безопасности.

Организация, сопровождения и оформления кадровой деятельности в отношении работников аппарата суда и персонала по охране и обслуживанию зданий:

подготовка проектов приказов, распоряжений, положений и других локальных актов, необходимых для обеспечения кадровых процессов в суде;

организация работы по реализации прав и социальных гарантий работников аппарата суда и персонала по охране и обслуживанию зданий в соответствии с законодательством Российской Федерации, в том числе учет и регистрация больничных листов, подсчет трудового стажа;

ведение трудовых книжек и формирование личных дел работников аппарата суда, персонала по охране и обслуживанию зданий, ознакомление работников суда с материалами личных дел, оформление и выдача служебных удостоверений работникам аппарата суда;

подготовка материалов к награждению судей и работников аппарата суда государственными и ведомственными наградами;

проведение мероприятий по обучению и повышению квалификации (профессиональная переподготовка, повышение квалификации, стажировка) работников аппарата суда, участие в работе по созданию и подготовке резерва на выдвижение;

ведение табеля учета рабочего времени, индивидуального (персонифицированного) учета работников аппарата суда, контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков, учет предоставления отпусков и так далее;

осуществление работы по проверке полноты и достоверности сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, представляемых работниками аппарата суда, замещающими отдельные категории должностей, и гражданами, претендующими на замещение этих должностей, а также по соблюдению работниками аппарата суда требований к служебному поведению;

организация и обеспечение проведения конкурсов на замещение вакантных должностей федеральной государственной гражданской службы, аттестации федеральных государственных гражданских служащих;

формирование кадрового резерва, организация работы с кадровым резервом и его эффективное использование;

подготовка документов, необходимых при составлении статистической отчетности, обеспечение ведения номенклатуры дел, оформление иных документов и выдача справок по кадровым вопросам и так далее;

контроль за состоянием трудовой дисциплины и соблюдением правил служебного распорядка;

ведение компьютерной базы данных кадрового состава, реестра федеральных государственных гражданских служащих суда;

консультирование федеральных государственных гражданских служащих по вопросам, связанным с поступлением на государственную гражданскую службу, ее прохождением, заключением служебного контракта, назначением и освобождением от замещаемой должности, увольнением и выходом на пенсию, а также иным вопросам;

разработка штатного расписания в пределах доведенных лимитов бюджетных обязательств на оплату труда;

ведение учета штатной и фактической численности работников;

подготовка предложений по изменению организационной структуры и штатного расписания суда;

взаимодействие с государственными органами и иными организациями по вопросам, отнесенным к компетенции отдела;

подготовка и организация размещения на официальном сайте в сети «Интернет» информации об объявлении конкурсов на замещение вакантных должностей федеральных государственных гражданских служащих, их результатах, а также иной информации, отнесенной к компетенции отдела в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

организация ведения воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе.

выполнение иных функций, возложенных на отдел обеспечения судопроизводства.

5. Права

Гражданские служащие отдела имеют право:

5.1. Знакомиться с документами, определяющими должностные обязанности, права и ответственность, критерии оценки качества работы и условия продвижения по службе.

5.2. Знакомиться с проектами решений, принимаемыми руководителем, касающихся деятельности выполняемых должностных обязанностей.

5.3. Принимать решения и участвовать в их подготовке в соответствии с должностными регламентами гражданских служащих.

5.4. Вести переписку с Управлением Судебного департамента в Республике Хакасия, федеральными судами общей юрисдикции, федеральными органами исполнительной власти, государственными органами субъектов Российской Федерации, а также с учреждениями и организациями Российской Федерации по вопросам, входящим в должностные обязанности гражданских служащих.

5.5. Получать в установленном порядке информацию и материалы, необходимые для исполнения должностных обязанностей.

5.6. Запрашивать лично или по поручению председателя суда, либо лица, его замещающего, судей документы и сведения, необходимые для выполнения должностных обязанностей.

5.7. Согласовывать и визировать документы, давать заключения и предложения по решению вопросов, относящихся к компетенции гражданского служащего.

5.8. Выносить на рассмотрение председателя суда предложения по улучшению деятельности, совершенствованию работы, предлагать варианты устранения недостатков в деятельности.

5.9. Повышать свой профессиональный уровень в системе подготовки и повышения квалификации.

5.10. Использовать имеющиеся в суде нормативные, статистические и другие материалы.

5.11. Получать от структурных подразделений суда, специалистов, сведения и материалы, необходимые для выполнения должностных обязанностей гражданскими служащими.

5.12. В установленном порядке готовить заявки на приобретение товаров (выполнение работ, оказание услуг), необходимых для реализации основных направлений деятельности отдела;

5.13. Вносить на рассмотрение руководства суда предложения по совершенствованию организации работ, связанных с выполнением функций, предусмотренных настоящим Положением.

6. Руководство отделом

6.1. Отдел возглавляет начальник отдела, который направляет и координирует его работу, а также обеспечивает своевременное и качественное выполнение задач и функций, возложенных на отдел.

6.2. Начальник отдела назначается и освобождается от должности приказом председателя суда в установленном порядке, работает непосредственно под руководством председателя суда и подчиняется ему, а также заместителю председателя суда в пределах его компетенции.

6.3. В соответствии со своими полномочиями начальник отдела осуществляет руководство деятельностью отдела, организует планирование работы отдела, разрабатывает и вносит на утверждение председателю суда проекты должностных регламентов на работников отдела, распределяет обязанности между сотрудниками отдела и обеспечивает контроль за исполнением возложенных на них должностных обязанностей. В пределах своей компетенции начальник отдела вправе давать указания и распоряжения работникам отдела, обязательные для исполнения.

7. Ответственность

7.1. Гражданские служащие отдела несут ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, установленных должностными регламентами, в соответствии с трудовым законодательством, Федеральным законом от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».

7.2. Контроль за деятельностью отдела по установленным настоящим Положением направлениям его деятельности осуществляет председатель суда, либо лицо, его замещающее.

8. Заключительные положения

По вопросам, не урегулированным настоящим Положением, следует руководствоваться действующим законодательством, а также внутренними актами суда.